こんにちは、パファです。
一般的に現場で問題が起きると解決するために話し合いや会議をします。
しかし話しに熱が入ってくると、もともとの問題からそれて別の問題に移る事がしばしばあります。
また、解決するべき問題が曖昧で、結局何を解決するべきなのか不明のまま話し合ったりします。
あなたがリーダーならそんな状態を解決するために、感情的にならずに話しの流れを操作しましょう。
今日はそんな話しになります。
パート、アルバイト、一般社員、若手管理職、若手社長へ私の経験を踏まえてお伝えします。
あなたの努力が1歩でも成功につながる事を応援しています。
そして日本の企業が世界一と言われる日を目指すブログです。
問題にすぐ取り組まない
トラブルは日々発生します。
しかも1日に何回も発生する日もあるでしょう。
私は管理職で、いくつかの部署を統括しています。
だからそれぞれの部署からトラブル報告を重複して受ける事も珍しくありません。
現場でトラブルが起きたとします。
社員は早く解決しないとその分時間が遅れ、さらに通常の作業時間も押してしまうから焦りがでます。
だからすぐに答えを求める。
答えを出すために話し合いが始まりますが、焦るほど問題は複雑に入り組み始めます。
気持ちが焦ると良いことはありません。
説明が不足したり、感情的になったり、人の気持ちを汲めなかったり。
だから問題が解決しづらくなります。
つまり冷静になることと、問題の核心を明確にする話し合いが重要になります。
例えば運転中、突然車が止まってしまった。
そこは片道2車線で車通りも多く、片側の車線を止めてしまった。
だから申し訳ない気持ちが焦ります。
気持ちが焦ると、突然突拍子もない行動に出ます。
例えば車外に出たりします。
これが1番危ない。
つまり気持ちが焦ると、危険な行動も取ってしまう可能性が出ます。
車内に留まり、JAFに連絡してもまた問題が起きます。
気持ちが焦ってしまい、車が止まっている状況を伝えられない。
さらに今の場所を伝えるのに慌ててしまい、住所（場所）がわからなくなる。
慌てたまま電話すると、あやふやな言い方で余計なやり取りで時間がかかってしまいます。
突然に怒る事態に焦ってしまうと、こんな状況に陥る可能性があります。
まずは冷静になって現状を詳細に把握すること。
これが実は1番早く解決する行動です。
先の例えを続けます。
車が片側の車道に止まってしまう。
まずハザードランプを点滅させます。
車の通りがまったくなければ、故障を示す三角停止板を出しても良いでしょう。
しかし車通りが多いなら、車外に出ずに次の行動に移ります。
JAFに連絡する前に情報収集です。
どんな状況で車が止まったのか。
どんな状態で車が止まっているのか。
止まった場所をJAFに聞かれるから、名前や車種名や色、電話番号や住所、または近くにある目印を探す。
それから連絡した方が、正確に伝えられるからJAFもすぐに理解してくれます。
職場でのトラブルも一緒です。
トラブルが起きたからといって、すぐに解決の話しをすると問題が必ずしも共有されていないから話が噛み合いません。
話の軸がそれぞれ違うのに言い合いになるようでは時間の無駄です。
すると雰囲気は悪くなり、解決するものもできなくなってしまう。
それを避けるために、早く解決するためには何が問題なのかを全員が共有するところに時間をかけましょう。
細分化する
問題にはすぐに手を付けず、問題を共有することをお伝えしました。
私がこれまで行ってきた会議で、結論が決まらない議題の多くは問題が曖昧のまま始められていた事が多かった。
例えばこんな話しがあります。
2人の男がそれぞれ木を切り倒そうとしていました。
2人の男には斧が手渡されました。
しかしその斧はどちらも古く、刃が欠けていました。
1人の男は早く木を切り倒すべく、すぐに木に切りかかりました。
もう1人の男は刃を研ぎ始めました。
刃を研ぐのに多くの時間を費やし、日が暮れるまであと僅かになりました。
そこから切りかかり始めましたが、切れ味が良いためにみるみる木は切られていきました。
最初から切りかかり始めた男を越して、あっという間に木を切り倒しました。
研がなかった男の刃はますます潰れてしまい、途中からまったく切れなくなりました。
問題に対応せずにすぐ解決しようと行動してしまう典型です。
問題を明確にして、対策する。
それから行動しても十分間に合います。
会議でも問題が起きたら、何が原因だったのか。
それはなぜ起こったのか。
そこを重点的に考えましょう。
それを飛ばして解決するための話しをしても、解決と思っている到着点が微妙にずれていて話が噛み合いません。
だから悪い雰囲気になる。
問題の原因をこれ以上分けられないというくらい、時間をかけて掘り下げましょう。
感情的になると話しは止まる
目的地が明確ではないのに集団で出発をすると、混乱すると思いませんか。
行き先が不明確で、それぞれ望みの行き先（到着地点）が違う。
それなのにチーム員は全員出発してしまう。
私はA地点に、
部下の1人はB地点に、
部下の1人はC地点に、
まるでおたまじゃくしの集団です。
いつ解決するんでしょうね。
そしてそれぞれが自分が行きたい場所を言うから、まとめる人がいないと喧嘩が始まる。
それが職場で起こることです。
リーダーがまとめられないと会議の時間も長引き、終わりが見えずに言い合いになる。
すると感情的になってきます。
感情的になるとますます解決までは遠のきます。
あなたの周囲にも感情的になる人はいませんか。
そんな人こそ前提の話しを疎かにすると、勝手に混同して興奮してしまいます。
余計な時間を使わないためにも、前提を間違われないです。
興奮した相手を落ち着かせるのに時間がかかりますし、一度間違って認識している思考を戻すのにも時間がかかります。
だから前提を共有することはその後の行動に大きく影響します。
シンプルに考えて行動方針を出す
会議をしていると段々話が広がってあっちやこっちに飛びやすくなります。
理由は普段から気になっている事が溜まっているから、会議で言い合いになると一気に噴出するから。
こうなると会議が完全に止まります。
1回溢れ出た感情はとりあえず一気に出し切るまで、収まりません。
だから興奮した社員が落ち着くまで聞き役になる。
もちろん途中で止めて、話しを強引に戻す事も出来ます。
止めるのが管理職ならば問題ありませんが、同僚同士でリーダーがいない場合には聞かないと喧嘩になってしまいます。
普段からの鬱憤を晴らす言い合いが始まれば話しが止まりません。
可能であれば別の会議などを設けて、普段の振り返りの時間を作りましょう。
それが決める「会議を止めない」手段の1つです。
問題が起きて解決するために設けられた会議は、まず解決に全力しましょう。
会議だからとあれもこれも盛り込むと、大抵の場合は混乱します。
そして重要な会議の始め方です。
全員が周知しやすいようにシンプルに始めましょう。
例えば機械が故障して商品が作られなくなった事が起きたとします。
問題は2つです。
・機械が故障した。
・商品が作られなくなった。
解決するための課題は次の通りです。
・機械の故障した原因を探る
・商品の製造を機械が直るまで中止するのか、委託するのか、製造を止めるのか。
まずは大枠でシンプルに方針を決めます。
理由は、
折角機械の故障した原因を見つけて直しても、商品の製造を辞めたらこれまでの苦労は水の泡です。
だからシンプルに大枠から決めていきます。
方向性を決めたら、あとは詳細に詰めていきます。
会議だけでなくてもどんな問題が起きても、考え方は一緒です。
それが個人の問題であっても同様です。
・まずは方向性を決める（今回の例で言うと、待つのか、代替えするのか、やめるのか）。
・それからシンプルに望ましい結果を想定する。
・決めたら詳細を詰めていく。
例えばコロナウィルスによって給料が減った。
対策として
1：今の職場のまま働けるようになるまで待つ。
2：転職する。
まずは2択です。
それから枝分かれしていきます。
・職場にとどまるなら、給料が元通りになるまでのお金を‥
1-A：借りる
1-B：貯蓄から切り崩す
1-C：国からの支援でやりくりする
2-A：不況は長引くから早めに転職活動をする
2-B：前職の社長に再雇用を頼む
2-C：とりあえず腰掛けで、アルバイトでもどこにでも滑り込む
さらに
3-A-1：
3-A-2：
‥
と案は下層にいくほど末広がりに続きます。
複雑に入り組んだ問題を解いて、解決出来る人になりましょう。
応援しています。
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今日も最後までご覧下さりありがとうございました。
また明日
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