こんにちは、パファです。
職場で言いたい事が伝わらない人への伝える方法3回目です。
伝え方のテンプレートをお伝えしますが、基本的には人によって微妙に変わるので都度考えましょう。
なぜならテンプレートに当てはめると考えずに済み、考える事でさらに手段を広げられるからです。
考えて道を作ると、それは自分の道となる。
だから道なき道を歩く手段を考えましょう。
パート、アルバイト、一般社員、若手管理職、若手社長へ私の経験を踏まえてお伝えします。
あなたの努力が1歩でも成功につながる事を応援しています。
そして日本の企業が技術でまた世界一と言われる日を目指すブログです。
試行錯誤が手段を増やす
会話とは相手に言葉を届け、相手の脳内でイメージを組み立てるものです。
もし言いたい事が伝わらない場合、その組み立て方に変化をつけましょう。
例えばAという伝え方でダメならB、それがダメならCという風にいくつか手段を持っておきます。
以前私は伝える手段がいつも1つでした。
だから伝わらなくても、同じ事を何度も同じ様に繰り返して言うだけ。
つまり伝わりません。
それが変わったのは、相手の気持ちを理解しようと考えられるようになってからです。
相手の表情を見て納得しているのか、不満なのか、怒っているのか、理解しているのか。
伝え方を間違えると、相手に不快な気分にさせてしまう事を学びました。
だから不快な気分にさせたくなくて、相手が納得する言い方になるように努力したんです。
今日のブログではゴールからの話し方、例え話を入れる、遡って話すの3つをお伝えします。
しかしこれが全てではありません。
相手が小学生だったら、中学生だったら、引き篭もっていたら、定年後の人だったら。
言い方は人に合わせるものであって、自分のキャパシティに合わせさせるものではない。
そして話しが伝わりにくいですタイプの人がいます。
話しを途中で切る人や、怒りやすい人です。
このタイプの人は少ない言葉で、結論から伝えましょう。
そうしないと興味を持って話しを聞いてくれません。
伝えることを事前に組み立て、少ない言葉で伝える。
もし反論された場合や、問われたらどう答えるかも用意しておきましょう。
しどろもどろしていたら、相手は不愉快になって話しを切ります。
仮にあなたに部下がいるとして、その部下が非論理的言い方で支離滅裂で理解出来ない。
そんな言い方されたら苛立ちませんか。
相手と話しをするということは時間を使うんです。時間が無くなるのです。
だから言いたいことが分からない伝え方は相手に対してとても失礼な態度です。
ちゃんと内省してから話しましょう。
ゴール（結論）から話す
現代では特に結論から話した方がいいです。
なぜなら人は時間が限られているのでいつまで話しが出来るか分かりません。
結論だけ伝えて、いつ話が終わっても良いようにしましょう。
さらに若い人は本を読む時間がとても少ないです。
だから結論を後回しにすると、伝わらないです。
順番は、結論を伝えてその理由を話す。
注意してほしいのが、自分でまだ結論を出せていないときです。
話しをしながらまとめて、結論に至る場合もあります。
その時は、その事も言葉にして伝えましょう。
例えば「まだ決まっていないけど、こうしようかと検討している」という言い方です。
人は言葉尻だけで勝手に決めつける場合があります。
例えば私が「Aにしょうかと悩んでいる」
と言ってしまうと、聞いた人は「〇〇（私）がAにするんだって」と周囲に漏らす。
「悩んでいる」という言葉がどこかにいって、もう決められた事のように広まっていく。
だから「まだ決まっていないけど」という言葉が必要なんです。
さらに結論から言うメリットがもう1つあります。
質問されたことに結論から話し、もし内容がズレていたら指摘してもらえる。
例えば、
会社から同僚と2人で他県への出張の指示が出たとします。
同僚から「（どこの場所で）出張になった？」と聞かれ
あなたがどこの県で開催するかと聞かれたと思い「東京だよ」と答える。
同僚は「そうではなくて東京のどこの会場かを忘れた」と言われる。
簡単に言うと結論だけのやり取りだとすぐに訂正できます。
例え話を入れる
私のブログでも度々例え話を入れています。
これはお伝えするまでもなく、分かりやすくするためです。
この例え話しが難しい。
毎日ブログを書いて、約9ヶ月。
本当に例え話を考えるのに頭を捻ります。
多くの方が参考にされているように
前田裕二さんの「メモの魔力」という本がとても役に立ちます。
いや、私の実力で役に立っていると言えるほど深く理解して流用出来ていません。だから前田さんに失礼なので、私にはとても勉強にさせて頂いている本です。
物事が起きた「事実」を「抽象化」してさらに「転用」させるということです。
例えば、
事実：心臓が動いている。
抽象化：止まると困る。
転用：マグロ、電車、時間、流通等。
または
事実：心臓と家に共通する事
抽象化：人が生きている限り必要なモノ
転用：服、食べ物、睡眠、水等。
このように抽象化してから転用した事を例え話に使います。
毎日前田さんの「メモの魔力」を参考に、抽象化と例え話を勉強していますが、難しい。
胸を張って出来ると言えるようになるまで、時間がかかりそうです。
遡って話す
話し始めてすぐに相手が理解出来ていないのなら、また始めから話します。
しかし話している途中で、相手が分からない表情をしたときです。
どこまで戻るかによって、相手を不快にさせるか否かになります。
相手と会話をしていて不快な気分にさせると、話しが伝わりにくくなります。
感情的になってしまい、聞き入れる気持ちがなくなります。
だから相手を不快な気分にさせない配慮が必要です。
そのために遡って話す場合が要注意なんです。
私はこの遡る場所を失敗して、相手に何度も苛つかせました。
だから不快な気分にさせるくらいなら、相手に聞くようにしました。
「どこまで理解している？」
たったこれだけで、相手は答えてくれます。
もし相手が答えられないなら、そもそも相手はあなたの話しを聞いていません。
そんな時もあります。
その場合は、相手を責めずに「時間のある時に話そう」と察しましょう。
多くの場合は相手の気持ちに余裕がなくて、あなたの話しが入ってきません。
だから延期します。
もちろんあなたの伝えるべき事が急用なら伝えましょう。
相手は察して配慮してくれたあなたの気持ちに感謝します。
そして時間を置いてからもう一度伝えますが、相手は忘れている可能性は高いのであなたから話しかけましょう。
この遡って伝えるのも本来私は好みません。
無用なやり取りです。
だから上述もしましたが、話の途中で理解したか確認するのが望ましいです。
理解出来なかったら、その部分を角度を変えて伝え直したら良いので。
「どこまで理解出来ている？」は極力、会話が長い時間止まるので避けましょう。
そして相手に話しが正確に伝わると、スッキリした表情で返答を考えてくれます。
そんな会話を成り立たせられる人が、言葉の意思疎通で協力して物事を作り上げられるんです。
まとめます。
自分の言いたい事ではなく、相手の脳内をイメージして組み立て、途中で理解出来ているか確認しながら、主導権を握ってあなたが少し有利な状態でウィンウィンに話しをもっていきましょう。
抽象化と転用。とても勉強になります。
関連ブログです。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
また明日。
にほんブログ村