こんにちはパファです。
今日は若手の管理職で、いくつもの仕事が同時進行して辛くなった方向けです。
管理職はいくつものことを同時に求められます。
終わらせても終わらせても、日々仕事は増えます。
その状態に早く慣れて対応しないと、周囲に失望されて自責に念に駆られます。
パート、アルバイト、一般社員、若手管理職、若手社長へ私の経験を踏まえてお伝えします。
あなたの努力が1歩でも成功につながる事を応援しています。
管理職は日常的に仕事が増える
すでに管理職として就かれているのであれば、もうお分かりかと思います。
管理職は日々仕事が増えます。
社長からの指示や現場でのトラブル、部下の管理とか。
そんなストレス状態の塊。
自宅に帰れば疲れて遊びに行く余裕も時間も無い。
奥さんからも遊びに行きたいと詰め寄られる。
せっかくの休みも仕事の残りがあるし、何より休みたい。
家族サービスも趣味も出来たものじゃない。
そんな状態では、思考が常に休めずに疲れていきます。
20代ですでに僕のようにおじさんの領域になりますよ。
今日から改善させるために行動しましょう。
最悪をいつも想定する
自分や会社を守るために、いつも先に最悪を想定してください。
例えば人が辞めて、募集しても人が入らず仕事がさらに増える。
大きなミスが起きて、日々の業務に支障が出る。
社長からもっと売上を上げるよう発破をかけられる。
とかです。
この中の例えば社長からさらに売上を上げるよう発破をかけられたとします。
日々の業務でも時間が手一杯なのに、さらに仕事が増える。
選択肢は2つです。
・仕事を増やして売上を上げる。
・社長に人手不足の理由で断って今は現状維持をする。
断れるのも立派な能力の一つです。
必要ならば断る理由の詳細、その理由に対して対策した具体的行動、その上でも仕事を増やせない理由をセットで伝えます。
一方あなたが判断して、上司や社長から仕事を増やされて引き受ける場合。
または、社長からの指示で断れない場合もあるでしょう。
その時は、自分だけを犠牲にする考えはやめてください。
あなたが管理する部署で最短で終わらせるように、チームで解決に挑む考えを持ってください。
増える仕事を終わらせる方法
結論です。
仕事が増えてからでは慌てても、もう遅いです。
普段から増えないように仕組みを作りましょう。
その仕組みです。
・あなたが出来る仕事は部下に任せる
・部下同士で解決出来る能力を普段から養う
・日々の業務の効率化を、常に考えて実行する、させる
・あなたの上司や社長と意見交換が出来る関係性を作っておく
・あなた自身が普段から部下以上に仕事の量をこなす
です。
普段からその時のためにどう準備しておくかと、部下や上司、社長とも嫌がらずにコミュニケーションを図りましょう。
人間関係のトラブルの多くは、コミュニケーション不足です。
仕事を社長（上司）から指示されたら、それに対して意見の言える関係。
断るにしても、受けるにしてもです。
そして部下に仕事を指示する際、それを隠し事なく伝えて意見の言い合える関係性。
それがチームとして結果を出す一つの必要な状態です。
部下に任せる
部下を育てましょう。
そのためには、あなたが出来る仕事を任せてください。
そしてあなたを仕事を任せるには、その任された部下の仕事も減らさないとなりません。
そうしないと、その部下だけが仕事が増えます。
つまり部下全体の力量を上げる必要がでます。
先に末端の社員の力量を上げます。
やれる事を増やすんです。
増やすためにあなたが行動するのではなく、その先輩社員に教えさせます。
つまりこういうことです。
あなたの仕事をＡの社員に教える。
Ａの社員の仕事をＢの社員の仕事を教えさせる。
Ｂの社員の仕事を→Ｃ社員
Ｃ社員の仕事を→Ｄ社員
Ｄの社員の仕事を増やす。
このやり方ですと、教えられない人の仕事はつまります。
例えばＢ社員がＣ社員へ、自分のやっている仕事をうまく教えられない。
するとＢ社員の仕事が溜まり、Ｃ社員は意味が分からず苛立ちます。
その時はＡ社員にＢ社員へ教え方を教えさせます。
このように、全体を成長させるように行動させます。
あなたがやってしまったり、教えたら一発で終わるでしょう。
しかしそれではいつまで経っても、チームとして成長せずにあなたの仕事は減りません。
あなたの仕事を減らすために部下全体が成長する行動をさせましょう。
管理する方法を学ぶ
次に問題となるのが、管理方法です。
先ほどＡ社員からＤ社員までを例えて伝えました。
あなたに近いＡ社員の事であれば、いつも見ることは出来るでしょう。
しかし末端のＤ社員の事となると、見えない分理解しにくくなります。
まだ4人の部下なのでそこまで見えなくは無いでしょうが、部下の人数が増えると見えなくなります。
すると見えない部下の管理する方法が必要となります。
末端の部下まで見る方法はいくつかあります。
自分の会社や自分自身の考え方で、そこは決めてほしいです。
ここでは僕を参考にお伝えします。
大きく2つの末端の社員を知る方方があります。
・自分で直接見て把握する。
・側近の部下から報告を受けて把握する。
どうしても時間が無い一時的な場合を除き、前者一択です。
側近の部下を信用しないわけではありませんが、嘘をつく気が無いとしても部下の主観が入ってＤ社員の悪い部分だけを報告させられる場合があります。
すると、あなたもその主観が基準となってしまいます。
そのためにもあなた自身への仕事は部下を成長させて任せ、自分の仕事は減らす事に重きを置いてください。
責任は取る
最後です。
仕事は部下に出来るだけやらせましょう。
その上で、責任は全て管理者であるあなたになります。
自分が直接手を動かしてないからと言って、責任逃れは絶対しないで下さい。
責任を取るためには現場を自分の目で見て感じないと、良い事も悪い事も把握できません。
そのために部下を育てて任せ、あなたの動ける時間を増やし、末端の部下まで自分の目で見て判断しましょう。
関連ブログです。
今日も最後までご覧下さり、ありがとうございました。
あなたの明日は今日よりも苦難が減り、より多くのチャンスと幸福に恵まれた1日になるように。
また明日。
にほんブログ村