こんにちは、パファです。
日々仕事をしていると、あっという間に時間が過ぎていきませんか。
またはまったく時間が進まず、暇だと思う時もありませんか。
働いているとやる事が決まっているため、就業時間内に全ての業務を終えなくてはなりません。
忙しい仕事を終わらせるのも、暇な時間を潰すのも仕事です。
全ての業務には自分が苦手とするものや、得意とする業務もあるでしょう。
それらを効率良く終わらせるために、時間の配分を考える方法を今日はお伝えします。
私の部下で時間配分が出来ない人がいて、ほぼ毎日と言っていいくらい残業しています。
他の人が同じ仕事をしても残業せずに帰られるのに。
だから本人自らサービス残業で残っています。
そんな方へお伝えします。
パート、アルバイト、一般社員、若手管理職、若手社長へ私の経験を踏まえてお伝えします。
あなたの努力が1歩でも成功につながる事を応援しています。
そして日本の企業が世界一と言われる日を目指すブログです。
残業しない人が能力ある社員
冒頭もお伝えしましたが、私の部下に1人時間配分を考えられないパートさんがいます。
子どもを保育園に迎えに行くために、残業は出来ない方です。
それなのにほぼ毎日30分程度残業しています。
理由は時間配分をしないために全ての業務が遅れ、結局時間で終わらないから。
例えば1つの仕事で2時間ほどで出来る仕事も2時間10分かかり、それが積み重なって帰る頃には30分の残業となる。
他の複数のパートさんも出来る量だから、決して無理な量ではない。
また本人も出来ないほどの量ではないと認識しています。
人と無駄話したり、トラブルに多くの時間も使ったり、少しずつ時間が減っていくのに修正できず遅れたままにしているのも問題です。
私は朝礼後の行動を見ているだけで、複数いる部下のうち定時で帰られる人か残業する人かの予測は付きます。
定時で帰宅できる人はノートやメモ帳に今日のリストを全て書き、終わった順番から消していく。
さらに事前に自分で難しそうな仕事は方法を相談してきます。
そして最低限の話しを聞いたらすぐに仕事を始めます。
これが一般的に多くの人がやっている行動。
しかし時間を守れない人は配分を意識しない。
メモを付けずに頭の中で整理した気になっている。
相談はするが余計な話しを挟み、ダラダラと時間が過ぎても気にしない。
仕事を始めても忘れもあるし、時間ではなく日々刻々と変化する事態に流されてしまう。
実際、同僚と一緒に入れる休憩時間も、違うタイミングになる。
例えば、前述した時間にルーズな部下がいるチームは、15時30分に1度全員休憩をとります。
仕事が出来る人は15時30分に合わせて手を止められる状態にする。
仕事が出来ない人は仕事が終わらず15時30分過ぎに休憩を取るか、仕事を中途半端な状態にして一緒に休憩するか。
一方時間配分が出来る人は、必ず朝の出社後に1日のスケジュールを立てます。
出来るか出来ないかより、まず全てメモ帳に記載します。
記憶では忘れたり、視覚化して効率の良さを検討したり、紙に書く事で頭に入るから必ず朝に書いて確認させる。
仕事をしているとトラブルが起きるから、時間通りに進む事はあまりありません。
必ずストップします。
だからスケジュールを組む時は、その問題が起こる事も想定して配分するんです。
例えば1時間かかる仕事が2つあったとします。
それを1時間15分で1つ、同じ様に1時間15分で1つ。とスケジュール化するんです。
そうではなく、もっと大雑把に午前中の3時間で、その2つの仕事を終わらせるという考え方でもいいでしょう。
前者はもっと時間をシビアに使う考え方で、後者は時間よりも仕事を時間内に丁寧に終わらせる考え方です。
もし問題なく仕事が終わったら、残った時間を次の仕事に使えます。
1日の仕事をスケジュールするには、
・1つひとつの業務の完成までの時間を予測しないとならない。
・また1日に出来る自分の仕事量を理解する。
ことから始まります。
把握する事で新規の仕事が入ってもすぐにスケジュール予測を立てる事が出来ます。
例えば私の実際にあった1日にです（私は。
・8時30分：朝礼
・8時45分：現場に戻る＋部下と個別打ち合わせ
・9時45分：社長と2人で打ち合わせ（会議）
・10時30分：外部の人たちとメールや電話、外回り
・12時：昼食（ご飯は軽く食べて、忙しい時は仕事に戻り、余裕がある時は瞑想や昼寝）
・13時：部下の現場のトラブル対応で外回り
・16時30分：帰社し部下からの報告
・17時：社長と打ち合わせ
・17時30分：終業
変えられない時刻は、
8時30分の始業
9時45分の社長との会議
16時30分の部下からの報告
17時社長への報告
変えられな仕事と時間は決まっている。絶対それは守らないと信用されません。
だから時間を常に気にして、変えられない時間に自分が合わせた行動が必要です。
スケジュールの重要性
上記で私のある日のスケジュールをお伝えしました。
1日のうちで絶対遅れられない決まった時間がある仕事は遵守です。
それすら守れない人が、他の仕事で時間を守れるはずが無い。
少し余談になります。
時間を疎かにする人は、プライベートではよく見られます。
朝8時30分頃から集まってバーベキューをしに行こうと予定を立てます。
しかし8時30分になっても表れない。
平気で10分、20分遅れてきます。
しかも毎回と言って良いほど遅刻してくる。
こんな人は信用されません。
例えば電車や飛行機が遅れたらどうでしょうか。
多くの人は移動した後に仕事があるから、困る方が大勢います。
自分だけの生活で人に迷惑をかけないならば、好きなように時間を使っても良いでしょう。
しかし他人がいるならば、遅れるという事は話しになりません。
仕事は全部が1人では出来ません。
だから時間の守れない人は、そもそも信頼出来ない。
例え仕事が出来る人でも。
だから時間を守る意味は、
・相手に迷惑をかけないため
・自分が信頼されるべき人である事を証明するため
です。
もちろん定時刻で帰らないとならない自分なりの理由もあるでしょう。
それは自分の事なので、他人にとってはどうでもいい事です。
スケジュールを組む上で重要なのが、1日の仕事量です。
今では少なくなったかもしれませんが、昇進を目指している人で無理して仕事量を受ける人が昔は多かった。
だからいつもアップアップしているが、そのぶん失敗も多いかわりに成長もした。
だから仕事量を増やせとは言いません。
むしろ少ないほうが望ましいです。
理由は帰宅して勉強する時間に当てたほうが良いからです。
家で勉強する時間を確保するためにも仕事は定時刻で終わらせる。
これが自分の将来の可能性を広げる行動方針です。
現代は会社に勤めていてもいつ倒産になるか分かりません。
突発の仕事も時間を区切る
私は管理職です。
だから毎日部下や社長、私自身のトラブルが日に何度も起こります。
その度に手が止まり、やりたい事が平気で30分単位で遅れます。
スケジュールを組む際にその分の時間を入れますし、そもそも私の仕事の1つは問題を解決する事です。
だから余白の時間を1時間なり2時間を入れます。
トラブルですから、5分程度で終わる事から1時間では終わらない場合もあります。
1時間以上かかる場合は、まず今日中に終わらせる案件か。
他に明日移行へ延期させられる仕事は延期させる事は可能かを検討します。
次に手の空いている人に助けてもらう。
これを定時刻までに終わらせられるよう、スケジュールの組み換えをします。
繰り返しますが、変えられない仕事は変えません。
残業ありきで仕事をするとモチベーションは落ちますし、疲れが溜まります。
そして制限を付けた方が人は考えるものです。
17時30分までに終わらせるためには、何が出来るか。
例えば休憩時間を無くしたり、昼食時間も半分にする（後日再取得）。
私の場合なら16時30分からの部下との打ち合わせを無くすか、紙に書いて残しておいてもらう。
社長との帰りの打ち合わせも翌日の朝に変更する。
これだけで2時間近くを確保出来ます。
その他、午後の仕事の半分を翌日移行に回す。
すると3時間30分は時間が確保できる。
これで出来ないなら残業をします。
そうやって最終的に残業に持ち込みます。
日中大して仕事もせず、さらに時間配分も出来ず、それで残業する人は降格です。
その人に払う給料も時間も勿体無い。
給料なら取り返す事は出来ますが、過ぎた時間は返ってきません。
突発的にトラブルも、日々繰り返していると慣れます。
慣れるまでは思い通りにならない事に疲れたり、他人や環境に苛立ったりするでしょう。
感情的になれば冷静に考えられなくなります。
起きた事態に一喜一憂するよりも、どうやったら最速で日常に戻せるかを考える癖をつけましょう。
時間が足りなくなる事態を予測する
私の仕事は、トラブルが日常的に起きる事を前述しました。
だから毎日が新しい仕事です。
社員は決まった仕事をこなすだけですが、管理職は違います。
管理職は解決させるのも仕事の1つ。
だから私は事前にトラブルが起きる前提で仕事を準備します。
例えば朝の出社時にスケジュールを立てるとお伝えしました。
すでにその時点で明日移行に回せる仕事の優先順位を付けておきます。
さらに私は朝礼にも部下との打つ合わせも、いつ中止になるか分からないと伝えています。
いつの間にか私は社員から見ると社長以上に所在不明、何をしているか分からない存在になりました。
ですがトラブルが起きればすぐ表れます。
あなたも働いている職場で起きやすい問題には先に準備しておきましょう。
そして滅多に起きないトラブルにも、行動方針を決めておきましょう。
事前に決めると余裕を持って落ち着いた行動が取れます。
能力のある人になるには、準備が原則です。
だから不測の事態が起きる前に準備しておくスタイルです。
それが決めた時間をスケジュールどおりに行動出来る理由です。
決めた時間は守る。
そのために不足な事態を想定して準備をしておく。
自分のプライベートな時間は、できる限り自分で守りましょう。
上司や会社は奪うだけです。
流れに身を委ねると、いくらでも限りある時間は減っていきます。
時間を作って、自分を成長させましょう。
関連ブログです。
今日も最後までご覧下さりありがとうございました。
また明日。
にほんブログ村