こんにちは、パファです。
私の部下になるパートさんが、あっちこっちに手を出して仕事を終えられない人がいます。周囲の社員たちへも迷惑をかけ、本人は自覚しているものの改善できないようでした。
今日は、一生懸命努力しているが、一つの仕事を終えずに別の仕事に移る癖がある人へお伝えします。
目次です。
①なぜ終わらせられないのかを考える
②終わらせた後の達成感
③終わらせ方
説明していきます。
このブログは私が大学の心理科で学んだことや、起業してその失敗、現在勤めている会社の責任者として経験等、実体験を元に記載しています。
少しでも参考になれば幸いです。
終わらせて物事は進む。新しい問題よりも、終わっていない事に意識を向る
たまにテレビで片付けられない人を特集したりしますよね。
話しを聞いてみると「片付けてても次々に手を付けてしまって気付くと散乱している」みたいな事を言っていたと記憶しています。
気持ちは分かります。私も何も考えずに掃除すると、途中なのにいつの間にか別の部屋の掃除をすることを経験しました。
気になるんですよね。そして効率を考えて「こっちと一緒にこれも片付けたら早い」とか思いながらやっていたら、掃除の範囲が増えて結局時間がかかってしまった。
終わらせられたから良かったですが、終わらせられない人はたぶん苦労しているだろうと察します。
今日は仕事で終わらせられない人をお伝えします。
①なぜ終わらせられないのかを考える
部下のパートさんを例にお伝えします。
仕事ができないわけではなく、とにかく気が散ってあっちこっちが気になるようです。
自分の仕事に向かっていると電話が鳴ったり、話しかけられたり、仕事を頼まれたり。すると、中断となった仕事を優先して最初の自分の仕事を後回しにする。
その繰り返しで、結局やりかけの仕事ばかりがたまっていく。見かねた周囲の人が助ける。毎日のように繰り返しています。
基本的には努力しているし、自身でも終わらせられないのは理解しています。だからこそなんとか悩んでいる本人の力になりたいと話しています。
必ず最低でも次の3点を守るようにしましょう。
・始業前に大まかな時間割でスケジュールを立てる。
・途中で入った仕事よりも、朝スケジュールを立てた仕事を優先させて終わらせる。
・時間で仕事を管理する。
です。
ポイントは、準備です。
想定外も含めてスケジュールを立てていないと、気が散る人の場合行動をコントロールできなくなります。
だから時間でやるべきことを管理する。終わらせる仕事を事前にメモに残して、その順番に終わらせるようにしましょう。
1．メモ帳に今日1日で終わらせる仕事をすべて書く。
2．人と関わる仕事を優先して、終わらせる順番をつける。
3．2時間ごとに途中で増える仕事を想定して余白時間を設ける。
4．「終わらせる」ことを意識し、途中の状態の仕事を作らない。
5．何でも前倒しで終わらせる。
以上です。
②終わらせた後の達成感
極端な話しですが、例えば午前中で今日の予定の仕事をすべて終わらせたとします。午後は新たな仕事が入らない限り、フリーです。精神的にもとても楽ですよね。
一方、午前中同僚と週末の飲み会の話しとかどうでもいい話しで時間を潰してしまう。だから午後からは仕事が押し寄せてくる。残業すると理由を答えられない。だから気持ちに余裕がなくなる。精神的に辛い。
上記は、何を優先させるかの話しでした。
とにかくやると決めた仕事を終わらせる。終われば気持ちが楽になります。
仕事が嫌で逃げて先延ばしにすると、必ずあとからしわ寄せが来ます。その時の苦痛は辛いです。
スケジュールを立てた順番で終わらせる事に集中しましょう。途中で仕事は必ず増えますし、先延ばしにすると終わらない仕事で圧迫されます。
例え時間がかかっても、仕事を終わらせるでしょう。
その時にやってほしい事があります。
自分を褒めて下さい。
1日全力で仕事をしたら、スケジュールが予定通りできたか思い出しながら褒めましょう。帰宅の車内でもいいですし、晩酌しながらでもいいです。とことん自分を褒めまくりましょう。
家族がいるなら声に出さなくていいです。
褒め方ですが「偉い」「よくがんばった」もいいですが、もっと具体的に褒めると良いです。
「私だからこそ気が利いている」「誰よりも完成度の高い資料を完成させてすごい」「一番初めに気付いて行動できている」「料理が年々上手くなり、とてもおいしい」等。
他人批判よりも、自分を褒めるために時間を使いましょう。
褒めていると、自分の行動に自信が持てるようになりますし、終わらせる事が楽しくなります。
自分を褒めるプロを目指すと楽しいですよ。
私はミスをした時に自分を弁護します。
「一生懸命やってミスしてしまった。ミスは直せばいいだけ。何も悪くない。だから落ち込む必要もない」とかです。
落ち込むのをふせぎます。
基本的に私はポジティブに考えるようにしています。だから失敗の時だけは、自分を救うように決めています。
③終わらせ方
上記でも書きましたが、始業前にスケジュールを立てましょう。
そして優先順位を人と関わる仕事を優先して、つけます。
その次にすぐ終わる作業を優先します。
1つの仕事が終わる度に、集中力が途切れないように一旦休憩が良いと思います。人は1回20分が集中限度です。
だから1つの仕事が終わったら一旦休み、その時にも自分を褒めましょう。その時は時間が無いので「偉い」「よくがんばっている」でも大丈夫です。
そして休憩もいれつつ、時間で仕事の進捗を管理します。
人が一番時間が取られる行動は、人と話をする時間です。下手したら時間の他に感情まで持っていかれるときもあります。
だから人と話しをするのは、極力仕事が終わるまで我慢しましょう。上司からの指示や、仕事を進める上での相談は別です。
雑談をしないということです。
そして人から新しい頼まれ事をされても、自分の状況を伝えて「断る」選択肢も持ちましょう。
仕事は助け合いの精神も重要ですが、自分の仕事さえ終わらせられないのに人の仕事まで背負うとむしろ迷惑です。
それでも増えた仕事はメモに書いて残し、後から手を付けましょう。
最近とてもよく目にするのが、スマホです。スマホで連絡を取り合ったりSNSをやったりしているんでしょう。
ですが、それが仕事を遅らせる要因の一つです。だから終わるまですぐ手に届く場所に置かないで下さい。
1つ一つ「終わらせる」事に意識し、終わる毎に気持ちが楽になっていく経験を積みましょう。
朝は仕事という重荷が肩の上に乗っかっています。それを終わらせる毎に方から降ろすイメージです。
さっさと楽になって自分の時間を作りましょう。
だからこそ午前中が一番勝負です。
関連ブログです。
やらない事を決めると、行動しやすい。やる前にやらないを決める。
改善は挑戦です。挑戦は辛いけど、成功すると楽になります。
継続させるのも辛いです。継続の先にあるものを見ましょう。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。
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